Samarinda – Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud) Provinsi Kalimantan Timur melalui Subbagian Umum melaksanakan Sosialisasi Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Pemberkasan Pengelolaan Arsip Dinamis yang diikuti oleh perwakilan seluruh bidang dan subbagian di lingkungan Disdikbud Kaltim. Kegiatan berlangsung di Ruang Arsip Disdikbud Kaltim, Kamis (23/7/2026).Kepala Subbagian Umum Disdikbud Kaltim, Bambang Hadiyanto, menyampaikan bahwa pengelolaan arsip yang baik merupakan salah satu aspek penting dalam mendukung tertib administrasi dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Melalui sosialisasi ini, seluruh perangkat kerja diharapkan memahami definisi arsip, tata cara pemberkasan, hingga prosedur pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Menurut Bambang, arsip yang dikelola secara sistematis melalui proses pendataan, penyimpanan, dan pelabelan berdasarkan jenis arsip akan memudahkan proses penelusuran dokumen, bahkan dapat ditemukan dalam waktu kurang dari dua menit."Kita harus membangun budaya tertib arsip di setiap unit kerja. Arsip yang dikelola dengan baik akan mempermudah pelayanan administrasi sekaligus menjadi bukti akuntabilitas organisasi," ujarnya.Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan dari Subbagian Perencanaan, Subbagian Umum, Subbagian Keuangan dan Barang Milik Daerah (BMD), Bidang Pembinaan SMK, Bidang Pembinaan SMA, serta Bidang Pembinaan Pendidikan Khusus (PPK).Dalam pemaparannya, Bambang menjelaskan bahwa arsip aktif dengan masa simpan hingga dua tahun sebaiknya tetap berada pada unit pencipta arsip agar mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Setelah itu, arsip dilaporkan kepada Subbagian Umum untuk dikelola sesuai prosedur sebelum dipindahkan ke Record Center sebagai tempat penyimpanan arsip yang telah memenuhi ketentuan retensi.Sementara itu, Arsiparis Subbagian Umum Disdikbud Kaltim, Ahmad Fauzi, menegaskan pentingnya koordinasi antarunit dalam pengelolaan arsip. Ia mengimbau agar setiap penghimpunan arsip dilaporkan kepada Subbagian Umum untuk dilakukan pendataan, serta setiap peminjaman arsip wajib menggunakan tanda terima sebagai bentuk pengendalian administrasi."Pelaporan dan pencatatan arsip sangat penting agar keberadaan dokumen selalu dapat dipantau. Begitu pula saat arsip dipinjam, harus menggunakan tanda terima sehingga proses keluar-masuk arsip dapat terdokumentasi dengan baik"Tidak hanya menerima materi sosialisasi, para peserta juga diajak meninjau secara langsung sistem penyimpanan arsip di Ruang Arsip Disdikbud Kaltim. Melalui sosialisasi SOP dan pemberkasan pengelolaan arsip dinamis ini, Disdikbud Provinsi Kalimantan Timur berkomitmen meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan di seluruh unit kerja. Langkah tersebut menjadi bagian dari upaya mewujudkan administrasi pemerintahan yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan profesional dalam mendukung pelayanan pendidikan di Kalimantan Timur.